Restorasi Digital Dokumen Pertanahan, Pertemuan Antara Sejarah dan Kemajuan Teknologi

Dokumentasi kegiatan sosialisasi Senin, 6 Juli 2026 bertempat di Aula Adikarta Kabupaten Kulon Progo, Dinas Pertanahan dan Tata Ruang Daerah Istimewa Yogyakarta

Dokumen Administrasi Pertanahan merupakan arsip vital yang menjadi dasar penatausahaan tanah, pelayanan pemerintahan, penyelesaian sengketa, serta pengambilan kebijakan di bidang pertanahan. Dokumen Administrasi Pertanahan meliputi Buku Letter C dan Buku Letter B (Buku Tanah Desa), Buku Putusan Desa sejak tahun 1950, Buku Pemeriksaan, Buku Legger A, Buku Repartisi, Peta Tanah Desa, serta dokumen lainnya yang memiliki nilai historis, yuridis, dan administratif. Restorasi digital adalah proses perbaikan media rusak seperti foto, film, atau dokumen lama menggunakan komputer. Tujuannya adalah menghilangkan cacat seperti goresan atau warna pudar. Hasilnya adalah media baru yang bersih dan jelas tanpa merusak bentuk aslinya. Pertemuan antara sejarah dan kemajuan teknologi menciptakan jembatan emas. Masa lalu memberi kita identitas. Teknologi modern membuat warisan sejarah tetap hidup. Keduanya bekerja sama untuk merawat masa lalu dengan cara baru. 

Pada Senin, 6 Juli 2026 bertempat di Aula Adikarta Kabupaten Kulon Progo, Dinas Pertanahan dan Tata Ruang Daerah Istimewa Yogyakarta bersama dengan Dinas Perpustakaan dan Arsip DIY dan pihak konsultan dari Madani Callysta Saibuyun melaksanakan kegiatan Sosialisasi Penelusuran Dokumen Administrasi Pertanahan kepada Lurah se-Kabupaten Kulon Progo. Sosialisasi dilaksanakan sebagai forum diskusi untuk menjelaskan metode dan rencana kerja kepada pihak kalurahan terkait dengan kegiatan penelusuran dokumen administrasi pertanahan, sehingga pihak kalurahan dapat memahami dan menyiapkan dokumen yang tersedia di kalurahan. Dokumen administrasi yang ada di kalurahan nantinya akan diidentifikasi dan diinventarisasi secara terstruktur serta menjadi dasar untuk tindak lanjut pemeliharaan dan perawatan dokumen. Sehingga terwujud tertib administrasi pertanahan di tingkat kalurahan.

Mendasar pada Undang-undang Nomor 13 Tahun 2012 tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta Pasal 7, kewenangan dalam urusan keistimewaan yang meliputi: (1) Tata cara pengisian jabatan, kedudukan, tugas, dan wewenang Gubernur dan Wakil Gubernur; (2) Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY; (3) Kebudayaan; (4) Pertanahan; (5) Tata Ruang- serta dilatarbelakangi kondisi faktual dilapangan yang menunjukkan bahwa sebagian besar dokumen administrasi pertanahan telah berusia puluhan tahun dan berada dalam kondisi fisik yang rentan rusak akibat faktor usia, kimiawi lingkungan, serta keterbatasan sarana penyimpanan, maka perlu adanya kegiatan penelusuran dokumen administrasi pertanahan untuk memperoleh gambaran yang utuh dan terukur mengenai jenis, jumlah, sebaran, serta kondisi fisik dokumen pertanahan yang ada di kalurahan. Hasil Penelusuran in menjadi dasar perencanaan kegiatan pemeliharaan dan perawatan dokumen pertanahan agar dapat dilaksnakan secara tepat sasaran, efektif, dan berkelanjutan. Ruang lingkup pelaksanaan kegiatan ini berada di sejumlah 163 lokasi atau kalurahan di Kaupaten Kulon Progo dan Bantul. wilayah administratif Kabupaten Kulon Progo terdiri atas 87 Kalurahan dan 1 Kelurahan di 12 Kapanewon. Sedangkan Kabupaten Bantul terdiri atas 75 kalurahan di 17 Kapanewon .

Metodologi pelaksanaan Penelusuran Dokumen

1. Survei dan Identifikasi Dokumen: Pemeriksaan dokumen admiinistrasi pertanahan, inventarisasi, dokumentasi, dan pencatatan dokumen administrasi pertanahan.

2. Analisis Data: Peilaian kondisi dokumen untuk menentukan tingkat kerusakan dan faktor resiko kehilangan.

3. Penyusunan Database: Mempersiapkan dan menyusun data hasil inventarisasi dokumen administrasi pertanahan secara terstruktur sebagai dasar untuk perencanaan pemeliharaan dokumen.

4. Digitalisasi: Pengembangan basis data inventarisasi dokumen berbasis web sehingga recall data mudah diakses.

5. Tertib Administrasi: Mendukung tertib administrasi pertanahan di tingkat kalurahan.

Pihak kalurahan sangat mendukung kegiatan ini. Sebagian kalurahan yang pernah melaksanakan kegiatan restorasi digital memberikan testimoni positif. 

"setelah dilaksanakan restorasi, kalurahan mengangkat dua orang petugas untuk penatausahaan arsip dan diberikan honor melalui APBkal." terang Jagabaya Banjarharjo saat diminta tanggapannya.

Selanjutnya dalam forum dibahas mengenai tahapan pelaksanaan di tiap-tiap kalurahan yang dimulai dari Bulan Juli Tahun 2026.